最近來了一個新人,我的責任就是要把他培養成稱職的政府螺絲釘
他報到的第一天,我分公文給他,然後馬上教他怎麼寫公文
首先教他這個公文的內容在講什麼,跟我們有什麼關係
然後,我們要研擬處理的方式,並讓長官了解
如果長官同意了,我們就要照研擬的方式做後續處理
處理完了之後,公文就可以歸檔

講完上面這個最白話的概念後,我開始告訴他簽跟稿有何不同
在什麼情況下要用簽、什麼時候要用稿,而且我覺得我講得蠻清楚的
我以為我講得這麼白話,他應該聽得懂
孰不知這一切只是我的幻想,我到今天才知道,原來他根本就分不清楚
之前簽的東西,都是照抄的居多,所以我也不知道這件事
今天我請他簽一份公文,並請他用「簽稿併陳」的方式處理
他還跟我比個OK的手勢
結果後來我在旁邊偷聽到,同事在跟他討論事情時,很驚訝的說「你不知道簽跟稿不一樣哦?」

蝦米??
我的驚訝更甚於她,原來他根本不懂,那他比OK是在比什麼意思?
而且他已經來一個月惹,居然連簽稿都搞不懂,我真是太失職了啊
我事後分析一下,大概他習慣我交辦什麼,他都說OK,但事實上他可能沒真的聽懂
所以我告訴自己,以後要多盯著他,不要相信OK手勢,要不然接下來就有得瞧了…

言歸正傳,到底什麼是簽?什麼是稿呢?
我用最白話的方式來講看看
「簽」這種公文格式,是在收到公文,或者是我們主動要辦理一件事時
要告訴長官「我們要做什麼」
長官不是我們肚子裡的迴蟲,他也不知道我們現在到底想幹麼
所以我們要寫給他看,讓他知道我們現在要幹麼
為了要讓長官有效率的看我們寫的東西,我們要先摘要給他看
這就是「簽」的第一個要素:「主旨」
我們的「主旨」要顯明易見的告訴老闆,我們要講什麼
我想大家國文都念了N年了,用幾句重點告訴別人一件事,絕對不是難事
這就是「主旨」的精神所在,請以最簡明扼要的方式,讓看公文的人知道,你接下來要看的是什麼
寫完主旨,接下來就是要告訴長官事情來龍去脈了
這是「簽」第二個要素,也是佔最大篇幅的部分:「說明」
要怎麼說明?就是說故事啊~~
如果是依據別人給我們的公文來辦這件事,或者有法令規定
我們要先讓老闆知道:「我們不是沒事找事做哦~~」
先告訴他,我們是依據什麼來辦的
所以通常說明的第一點,都是在講「依據」,或是我們寫這份公文的原因
(也許還是很古老的「遠因」咧,有時得從盤古開天講起)
接下來就是我們的分析、比較、規劃方向等
有時考量的點在於資源是否足夠?是否有往例可循等?是否符合經濟效益?是否合法?
如果不知道該如何選擇才好,身為幕僚的我們,也許還得提出一~兩個方案給長官挑選
寫到這裡,就沒有捷徑了,寫說明就是要靠經驗跟功力,沒辦法速成
不過,不懂就是要學,不管是調檔、問人(同事或其他機關)、跟科長討論
這都是學寫簽的方式
請想學寫公文的人不要偷懶啊,要不然科長會很痛苦的(哭哭)

最後,就是「簽」的最後一個要素
大家想想,長官看完這麼一大篇鬼東西,已經頭昏腦漲了吧
他可能內心正在吶喊:「啊啊啊你到底想怎樣?」
身為盡責的幕僚,我們有責任告訴他:「你要做XX!」
這就是「擬辦」,告訴他,如果你贊成我前面講的那一大篇鬼東西
請同意我做XX事情
讓他可以批「如擬」,結束這一切痛苦
不過前提當然是他同意,如果他不同意,這個公文就會無限迴圈結不了案
所以不管怎麼樣,就是要簽到他同意為止啦

總結剛剛講的,「簽」的三大要素:主旨、說明、擬辦
這叫做「三段式」
不過也有簡單的案子,不需要寫到三段
這種時候我們可以只寫「主旨」跟「說明」就好
在說明的最後一段告訴長官你想怎麼做就好,省略「擬辦」
這就是「簽」

那「稿」是什麼?
其實「稿」是「函的草稿」
所以我們先要搞清楚什麼是「函」
「函」是什麼?就是公家的信啊!
公家要告訴別人一件事,就寫信給他,讓他知道我寫信給你要幹麼
而函的格式跟簽差不多,有「主旨」有「說明」,只是沒「擬辦」
因為他不需要知道收信人看完這堆鬼東西後,正在吶喊:「啊啊啊你想講什麼」這件事
你收信人自己就是要想辦法看懂就對了啦
回到「稿」,為什麼明明是「函」,我們卻稱「稿」?
假設我們回到沒電腦的年代,我們要寫作文,是不是要先打一份草稿?
確定寫好了,才謄寫到紙上
(好啦,我知道年輕人大概不知道打草稿的過程。我當年當小學生時,是被強迫要打完草稿才能寫作文的,不過我的正文常常跟草稿寫得不一樣,把我的老師搞得很火大)
函稿的概念是一樣的,在長官還沒批准前,它都不是正式的「函」,而是「草稿」
所以我們叫它「稿」,其實就是「函的草稿」
等到長官批准了,它才是正式的「函」

再總結一下,「簽」、「稿」有什麼不同?
其實就是你寫這份公文,看的對象不同
寫簽是給長官看的,寫函是給你的行文對象看的,包括民眾、其他單位或其他機關的人
這樣應該很白話吧

最後再講講很謎的行話「簽稿併陳」跟「以稿代簽」
如果是簡單的事情,我們只需要讓長官知道我們在搞什麼鬼
通常只要寫「簽」就好
但是也許寫完「簽」後,我們就得行文給別人,告訴別人有這件事
如果是複雜度較高的案子,我們會先簽完,才開始寫函稿
(因為大方向要先經過長官同意,在未獲同意之前,草稿是寫不出來的)
但是複雜度沒那麼高的案子,我們可以把「函稿」預先寫好一起送給長官看
如果長官同意我們的簽,也可以順便一起把函稿批一批,省得他得再看一次,蠻煩的
這就叫「簽稿併陳」,「陳」就是「陳核」的意思,也就是「奴才把公文送給您核准」的意思
但還有複雜度更低的案子,也許是例行性的東西
各位公務界螺絲釘請想想,長官待在公務界走的橋,比我們奴才們走的路還多
他看一眼就知道這篇鬼東西在幹麼
這種我們就不必再簽了,要不然就太小看他的智慧惹
這種時候可以直接寫「函稿」,他批准就可以發出去了,又快又方便
這叫做「以稿代簽」,就是用「函稿」代替「簽」的意思~~

以上就是本科科試圖以白話的方式說明「簽稿之不同」
我也不知道我的白話程度到底夠不夠
但我已經很儘量把事情講得淺顯一點了
希望能夠幫上資淺的公務員們啊!!

moonlightlullaby 發表在 痞客邦 PIXNET 留言(3) 人氣()


留言列表 (3)

發表留言
  • 提諾
  • 您好,謝謝您詳細地解說。

    另外有個問題想要請教一下,關於“先簽後稿”有沒有比較白話一點的說法呢?
    因為在教科書上看到如遇到以下幾種狀況,就要使用先簽後稿:
    (1)制定、訂定、修正、廢止法令案件。
    (2)有關政策性或重大興革案件。
    (3)牽涉較廣,會商未獲結論案件。
    (4)擬提決策會議討論案件。
    (5)重要人事案件。
    (6)其他性質重要必須先行簽請核定案件。

    按照字面上的意思,第一項至第六項都是說明如遇到重要事項時,要用先簽後稿,
    但是一般我們在處理重要的事情時,不是都是先寫好草稿,長官看過同意之後,我們才開始寫正文(簽)嗎?

    以上是我比較不理解的地方,還望您有所指示,在此先謝謝您。
  • 什麼!居然有教科書在教什麼情況下要先簽後稿!
    我還以為要怎麼做是看我們高興就好了咧(我是不及格科科)
    不過你寫的"先寫好草稿,長官看過同意之後,我們才開始寫正文(簽)嗎?"
    這句話我不懂耶,通常是先簽准,再會再去擬函稿,沒有人先去擬稿再寫簽的
    (我說的稿是"函"稿哦,你說的寫草稿,意思是一樣的嗎?)

    moonlightlullaby 於 2016/05/27 17:37 回覆

  • 提諾
  • 感謝您的回覆!
    因為在準備國家考試,國考會考公文格式。

    是的,我所表示的“草稿”也就如同您所說的”函稿“,抱歉讓您誤會了。

    如果是向您所說的這樣“通常是先簽准,才會再去擬函稿”,那麼我大概就懂了先簽後稿的意思了。也就是我貼給您的第六項說明有提到“其他性質重要必須先行簽請核定案件”。

    一開始我的意思是,如果要行公文時,第一步是先擬好稿之後,讓長官看了同意之後,才接著撰擬”簽“然後送至要行文的單位。同時我有仔細閱讀您所寫的文章,文章有提到您請您的一位同事行一份公文,而他卻都是照抄的居多,當下我以為是要擬好”稿“之後,長官看了同意,再拿回來照抄,然後行文至單位。

    沒想到以上是我誤會了,這樣我終於搞清楚了,非常謝謝。
  • 呵,不謝,有認真的公務員挺讓人感動的!

    moonlightlullaby 於 2016/05/29 14:56 回覆

  • 資淺公務員
  • 感謝您的解說
    有粗略的了解了